Versão
1.0
Autor
BizAgi Process Modeler.
Descrição
Processo de iniciação da fase de Gestão de Contratos de TI.
O Início do Contrato começa com a confecção do Plano de Inserção e do Plano de Fiscalização, elaborado pelo Gestor do Contrato, com apoio dos Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante. A critério do Gestor do Contrato e dos Fiscais do Contrato, estes dois planos poderão compor um único documento. Em seguida, o Gestor do Contrato deverá convocar uma Reunião Inicial com todos os envolvidos na contrata- ção, gerando uma ata que será aprovada por todos os participantes. Nessa Reunião, deverão ser entregues pela Contratada, devidamente assinados, o Termo de Compromisso e o Termo de Ciência.
Descrição
Objetivo: Elaborar o Plano de Inserção da Contratada.
Responsáveis: Gestor do Contrato, Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante.
Entrada: Proposta vencedora, Modelo de Gestão, Modelo de Execução, Especificação de requisitos e Responsabilidades.
Saída: Plano de Inserção.
Descrição: Esta atividade consiste na elaboração do Plano de Inserção pelo Gestor do Contrato, com apoio dos Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante. Esse plano prevê os procedimentos, atividades e alocação de material, necessários para o início da execução do contrato, e contemplará, no mínimo:
1. o repasse à contratada de conhecimentos necessários à execução dos serviços ou ao fornecimento de bens; e
2. a disponibilização de infraestrutura à contratada, quando couber. Para elaboração do referido plano, devem-se utilizar como subsídio as informações da Proposta vencedora e as geradas na fase de Planejamento da Contratação, que compreendem os requisitos da contratação, as responsabilidades e os Modelos de Execução e de Gestão do Contrato.
Referências: IN 4/2014, art. 2º, XVI. IN 4/2014, art. 32, I
ver ator: Gestor do Contrato; ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver ator: Fiscal Requisitante do Contrato;
ver ator: Fiscal Administrativo do Contrato;
ver artefato: Plano de Inserção
Descrição
Objetivo: Elaborar Plano de Fiscalização da Contratada.
Responsável: Gestor do Contrato, Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante.
Entrada: Proposta vencedora, Modelo de Gestão, Modelo de Execução, Especificação de requisitos, Responsabilidades.
Saída: Plano de Fiscalização e Lista de Verificação (opcional).
Descrição: Esta atividade consiste na elaboração do Plano de Fiscalização pelo Gestor do Contrato, com apoio dos Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante. Este plano prevê a metodologia, procedimentos, controles e recursos necessários à fiscalização e contemplará no mínimo:
1. refinamento dos procedimentos de teste e inspeção detalhados no Modelo de Gestão do Contrato, para fins de elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo;
2. criação e/ou configuração de ferramentas, computacionais ou não, para implantação e acompanhamento dos indicadores;
3. elaboração ou refinamento de Listas de Verificação e de Roteiro de Testes. Para elaboração do referido Plano, devem-se utilizar como subsídios as informações da Proposta vencedora e as geradas na fase de Planejamento da Contratação, que compreendem os requisitos da contratação, as responsabilidades e os Modelos de Execução e de Gestão do Contrato.
Referências: IN 4/2014, art. 2º, XVII e XVIII. IN 4/2014, art. 32, II
ver ator: Gestor do Contrato; ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver ator: Fiscal Requisitante do Contrato;
ver ator: Fiscal Administrativo do Contrato;
ver artefato: Plano de Fiscalização.
Descrição
Objetivo: Realizar a reunião inicial.
Responsável: Gestor do Contrato.
Entrada: Plano de Inserção da Contratada, Plano de Fiscalização e Pauta da Reunião Inicial.
Saída: Termo de Compromisso; Termo de Ciência.
Descrição: Conforme inciso III do art. 32 da IN 4/2014, o Gestor do Contrato é o responsável pela realização da reunião inicial.
Segue a transcrição do citado trecho da norma:
“Art. 32. As atividades de início do contrato compreendem:
III- …..
IV- .....
V- … realização de reunião inicial convocada pelo Gestor do Contrato com a participação dos Fiscais Técnico, Requisitante e Administrativo do Contrato, da contratada e dos demais intervenientes por ele identificados, cuja pauta observará, pelo menos:
a) presença do representante legal da contratada, que apresentará o preposto da mesma;
b) entrega, por parte da contratada, do termo de compromisso e do termo de ciência, conforme art. 19, inciso V;
c) esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gestão do contrato;”.
O Gestor do Contrato convocará para participar da reunião:
• o Fiscal Técnico;
• o Fiscal Requisitante;
• o Fiscal Administrativo;
• o Representante Legal e o Preposto da Contratada; e
• os demais Intervenientes cuja presença se considere necessária.
No convite para participar da Reunião Inicial devem constar a data da reunião, o local de realização, o horário de início e de término e a pauta da reunião.
É importante uma confirmação prévia da participação de cada um dos convidados e, se possível, envio de lembrete com antecedência de 24 horas da reunião.
O Gestor do Contrato elaborará a pauta da reunião inicial, devendo observar os seguintes quesitos:
1. necessidade da presença do representante legal da empresa contratada, que apresentará o Preposto, “funcionário representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual;” [IN 4/2014, art. 2º, IX];
2. necessidade da entrega, por parte da contratada, do termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e do Termo de Ciência das normas de segurança vigentes no órgão ou entidade, assinado pelo representante legal;
3. definição dos meios de comunicação formais entre a contratante e a contratada; e
4. esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gerenciamento do contrato.
A reunião deve seguir a pauta elaborada antecipadamente e deve utilizar como subsídio, o Plano de Inserção e de Fiscalização da Contratada elaborados anteriormente. Após a realização da reunião inicial, o Gestor do Contrato deve preparar a respectiva Ata, contendo uma breve descrição dos assuntos discutidos na reunião inicial, e encaminhá-la para aprovação por cada um dos participantes. Caso haja alguma discordância sobre o conteúdo da mesma, esta deve ser alterada e novamente submetida à apreciação dos participantes, para aprovação.
Referências: IN 4/2014, art. 32, III.
ver ator: Gestor do Contrato; ver ator: Preposto;
ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver ator: Fiscal Requisitante do Contrato;
ver ator: Fiscal Administrativo do Contrato;
ver artefato: Termo de Compromisso;
ver artefato: Termo de Ciência.
Descrição
Modelo de Execução do contrato, o qual possui as principais diretrizes e condições para o fornecimento da Solução de TI. Esse documento tem o intuito de facilitar a relação do contratante e da contratada, uma vez que estabelece informações básicas para facilitar e melhorar a execução do contrato. Informações de rotina de execução (prazos, documentação mínima exigida), de estimativa prévia do volume de serviços demandados, de definição de mecanismos formais de comunicação, de forma de pagamento e de elaboração de modelos de documentos de termo de compromisso e termo de ciência de manutenção de sigilo
Descrição
O Modelo de Gestão é definido a partir do Modelo de Execução do Contrato e possui as principais regras de gestão e fiscalização do contrato. Nele são colocadas observações a respeito de Critérios de Aceitação e procedimentos de teste e inspeção. Esses procedimentos de teste e inspeção terão mais detalhamentos no Plano de Fiscalização (feito na fase da Gestão do Contrato) e servirão de subsídio para a elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo da Contratação. O Modelo de Gestão abordará valores pré-fixados para fins de procedimentos de retenção ou glosa no pagamento para a contratada, conterá definição clara e detalhada a respeito de sanções administrativas, conforme arts. 86, 87 e 88 da Lei nº 8.666/93 e de procedimentos para emissão de nota fiscal e pagamento
Descrição
Construção: Equipe de Planejamento da Contratação.
Objetivo do artefato: Obter comprometimento formal da Contratada sobre o sigilo dos dados e informações de uso da Contratante, bem como suas normas e políticas de segurança.
Conteúdo:
Texto declarativo. Nos casos em que a contratação envolve a prestação de serviços ou entrega e instalação de bens com acesso a dados e/ou informações sensíveis da Contratante, o documento é assinado, de parte da Administração, pela Autoridade Competente da Área Administrativa ou pelo Gestor do Contrato, e, de outra parte, pelo Representante Legal da Contratada. Assinam também duas testemunhas.
O Anexo XVII é um modelo de Termo de Compromisso
Arquivo anexo
Descrição
Construção: Equipe de Planejamento da Contratação.
Objetivo do artefato: Obter comprometimento formal dos empregados da contratada diretamente envolvidos no projeto sobre o conhecimento da declaração de manutenção de sigilo e das normas de segurança vigentes na Instituição.
Conteúdo:
IDENTIFICAÇÃO
• Contrato: Número do contrato.
• Objeto do Contrato: Descrição do objeto.
• Contratante: Identificação da Contratante.
• Gestor do Contrato: Nome do Gestor do Contrato
• Matrícula: Matrícula la do Gestor do Contrato
• Contratada: Identificação da empresa contratada para prover a solução.
• CNPJ : CNPJ da empresa contratada.
• Preposto: Nome do preposto da contratada
• CPF: CPF do preposto da contratada
Texto declarativo.
Caso o objeto do contrato seja prestação de serviços, o documento é assinado por todos os funcionários da Contratada envolvidos no projeto que tenham acesso a informações da Contratante, mesmo que o ingresso nas suas dependências não seja necessário para a execução. No caso de entrega de bens com serviços de instalação nas dependências da Contratante, a equipe da Contratada responsável pelos serviços assina o artefato.
O Anexo XVI é um modelo de Termo de Ciência.
Arquivo anexo
