O monitoramento se inicia com o recebimento, pelo Fiscal Técnico, do Objeto da Contratação. Tal recebimento se dá de forma total ou parcial. No caso de recebimento parcial, o Fiscal Técnico receberá os itens constantes da Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens ou, conforme definido no Modelo de Execução do Contrato. O processo deve ser executado tantas vezes quantas forem necessárias para o recebimento total do objeto do contrato. Uma vez recebidos todos os itens constantes da OS ou OFB, deve-se elaborar um Termo de Recebimento Provisório, a ser entregue ao Preposto da Contratada. Este documento garante à Contratada que o(s) item(s) constante(s) da Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens foram entregues à Contratante para avaliação. Após receber o Objeto e emitir o Termo de Recebimento Provisório, os Fiscais Técnico e Requisitante devem avaliar a qualidade dos itens recebidos com apoio das Listas de Verificação e de acordo com os critérios de aceita- ção definidos no Contrato, identificando, se for o caso, as não conformidades. A seguir, o Fiscal Administrativo deve avaliar a Aderência aos Termos Contratuais e com o apoio do Fiscal Técnico, verificar se foram mantidas as Condições Classificatórias referentes à pontuação obtidas e à habilitação técnica. Havendo não conformidades, as mesmas devem ser encaminhadas ao Gestor do Contrato, que é o responsá- vel por decidir sobre o encaminhamento para a aplicação de penalidade ou o envio das demandas para correção pela Contratada. Caso as não conformidades sejam enviadas à Contratada para correção, caberá ao Fiscal Técnico nova avalia- ção da qualidade dos itens corrigidos. A eventual devolução para correção de desvios não isenta a Contratada de eventuais penalidades, a serem aplicadas quando do recebimento definitivo. No caso de aplicação de penalidade, devem ser avaliados se os bens ou serviços estão dentro dos limites mí- nimos dos Critérios de Aceitação definidos em contrato. Caso não estejam, o lote deve ser rejeitado, caso contrá- rio, o Gestor do Contrato deve enviar a indicação da penalidade à Área Administrativa para aplicação das glosas e sanções previstas em contrato. Inexistindo não conformidades ou sendo aceito o lote, o Gestor do Contrato e o Fiscal Requisitante do Contrato devem elaborar o Termo de Recebimento Definitivo, que será entregue à Contratada. Em seguida, o Gestor do Contrato deve autorizar a emissão de Nota Fiscal. Emitida a Nota Fiscal, o Gestor do Contrato encaminha esta ao Fiscal Administrativo, a quem cabe verificar a regularidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária da Contratada para fins de pagamento. O Fiscal Administrativo encaminha a Nota Fiscal para Liquidação e Pagamento, acompanhada, se for o caso, das orientações para aplicação das sanções e glosas. A seguir o Fiscal Requisitante, com apoio do Fiscal Técnico deve verificar a manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da Contratação e das condições definidas no Modelo de Execução e de Gestão do Contrato, dando continuidade à execução contratual. Caso verifique que não se mantêm as condições anteriores, o Fiscal Requisitante deve solicitar ao Gestor do Contrato que providencie a devida modificação contratual. O Gestor do Contrato encaminha, então, para a Área Administrativa o Pedido de Modificação Contratual. Adicionalmente, o Gestor do Contrato deve manter o “Histórico de Gestão do Contrato, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica”. [IN 4/2014, art. 34, XIV]
Descrição
Objetivo: Receber o objeto ou suas parcelas.
Responsáveis: Fiscal Técnico do Contrato.
Entrada: Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens, Modelo de Execução do Contrato.
Descrição: O Fiscal Técnico do Contrato deve receber da Contratada os itens especificados na Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens que fazem parte do Objeto da Contratação, ou conforme definido no Modelo de Execução do Contrato. A forma de recebimento deve estar definida em contrato.
Referências: IN 4/2014, art. 34, I;
ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver artefato: Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens;
Descrição
Objetivo: Receber o objeto ou suas parcelas.
Responsáveis: Fiscal Técnico do Contrato.
Entrada: Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens, Modelo de Execução do Contrato.
Saída: Termo de Recebimento Provisório.
Descrição: Nesta atividade, o Fiscal Técnico deverá emitir o Termo de Recebimento Provisório quando da entrega do objeto resultante de cada Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens, conforme inciso I, do art. 34 da IN 4/2014.
O Termo de Recebimento Provisório é a declaração formal do Fiscal Técnico do Contrato de que os serviços foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos Critérios de Aceitação.
O processo em tela também é referenciado pela Lei de Licitações e Contratos (Lei 8.666/1993), em seu art. 73:
“Art. 73. Executado o contrato, o seu objeto será recebido:
I - em se tratando de obras e serviços:
a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado...;...
II - em se tratando de compras ou de locação de equipamentos:
a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação...;...
§ 1º Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo...”
Referências: IN 4/2014, art. 2º, XXII. IN 4/2014, art. 34, I Lei nº 8.666/93, art. 73, I, a c/c art. 73, II, a c/c art. 73, § 1º.
ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver artefato: Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens;
ver artefato: Termo de Recebimento Provisório.
Descrição
Objetivo: Avaliar a qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues.
Responsável: Fiscais Técnico e Requisitante.
Entrada: Critérios de Aceitação, Listas de Verificação.
Saída: Não Conformidades
Descrição: Nesta atividade, o Fiscal Técnico e o Fiscal Requisitante deverão realizar a avaliação da qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues, com apoio das Listas de Verificação e de acordo com os Critérios de Aceitação previamente definidos, para verificar a existência de não conformidades.Caso a qualidade esteja de acordo com os Critérios de Aceitação estabelecidos, o fluxo segue direto para a atividade GCTI-P3.5 – Verificar Aderência aos Termos Contratuais; do contrário, passa-se para a próxima atividade (GCTI-P3.4). Neste último caso, os desvios de qualidade deverão ser descritos e enviados ao Gestor do Contrato para que ele, por sua vez, tome as medidas pertinentes.
Referências: IN 4/2014, art. 34, II
ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver ator: Fiscal Requisitante do Contrato;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico.
Descrição
Objetivo: Identificar Não Conformidades e decidir sobre a aplicação de sanções e/ou encaminhamento de demandas de correção à Contratada.
Responsável: Fiscais Técnico e Requisitante.
Entrada: Termo de Referência ou Projeto Básico.
Saída: Não Conformidades.
Descrição: Nesta atividade, o Gestor do Contrato deve analisar as não conformidades identificadas na atividade anterior (GCTI-P3.3) e decidir sobre a aplicação de sanções ou encaminhamento de demandas de correção à Contratada. O fluxo prossegue com a próxima atividade (GCTI-P3.5).
Referências: IN 4/2014, art. 34, III.
ver ator: Fiscal Técnico do contrato;
ver ator: Fiscal Requisitante do contrato;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico.
Descrição
Objetivo: Avaliar a aderência aos termos contratuais.
Responsável: Fiscal Administrativo do Contrato.
Entrada: Contrato.
Descrição: Nesta atividade, o Fiscal Administrativo deverá verificar a aderência do objeto aos termos contratuais.
O fluxo continua com a próxima atividade, GCTI-P3.6 – Verificar Manutenção das Condições Classificatórias.
Referências: IN 4/2014, art. 34, IV.
ver ator: Fiscal Administrativo do Contrato;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico; Contrato.
Descrição
Objetivo: Efetuar as correções descritas no documento Demandas de Correção.
Responsável: Contratada; Preposto.
Entrada: Demandas de Correção.
Saída: Itens Corrigidos.
Descrição: Nesta atividade a Contratada deverá realizar as correções descritas no documento “Demandas de Correção” gerado na atividade anterior (GCTI-P3.7).
Referências: ver ator: Preposto da Contratada;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico.
Descrição
Objetivo: Verificar manutenção das condições classificatórias.
Responsável: Fiscais Técnico e Administrativo.
Entrada: Contrato.
Descrição: Nesta atividade, os Fiscais Técnico e Administrativo deverão verificar a manutenção das condições classificatórias referentes à pontuação obtida e à habilitação técnica. Inexistindo não conformidades, o fluxo segue com a atividade GCTI-P3.11 – Confeccionar Termo De Recebimento Definitivo. Havendo não conformidades, o Gestor do Contrato avalia se as não conformidades são passíveis de correção, caso afirmativo, o fluxo prossegue com a atividade, GCTI-P3.7 – Enviar demandas de Correção, do contrário, o Gestor do Contrato deve seguir para a atividade GCTI-P3.9 - Enviar Indicação de Glosa e Sanção.
Referências: IN 4/2014, art. 34, V
ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver ator: Fiscal Administrativo do Contrato;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico; Contrato.
Descrição
Objetivo: Confeccionar o Termo de Recebimento Definitivo.
Responsáveis: Gestor do Contrato, Fiscal Requisitante.
Entrada: Termo de Recebimento Provisório, Ordem de Serviço ou Fornecimento de Bens, Contrato, Termo de Referência ou Projeto Básico.
Saída: Termo de Recebimento Definitivo.
Descrição: Nesta atividade, o Gestor do Contrato, juntamente com o Fiscal Requisitante da Solução deverão elaborar o Termo de Recebimento Definitivo para fins de encaminhamento de pagamento. Somente de posse deste artefato devidamente assinado é que o Gestor do Contrato poderá autorizar à contratada a Emissão de Nota Fiscal.
Referências: IN 4/2014, art. 2, XXIII; IN 4/2014, art. 34, VIII;
ver ator: Gestor do Contrato;
ver ator: Fiscal Requisitante do Contrato;
ver artefato: Termo de Recebimento Provisório;
ver artefato: Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico; Contrato
ver artefato: Termo de Recebimento Definitivo.
Descrição
Objetivo: Rejeitar lote.
Responsáveis: Gestor do Contrato.
Entrada: Termo de Recebimento Provisório, Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens, Demandas.
Saída: Demandas.
Descrição: Nesta atividade, o Gestor do Contrato ao verificar que as correções das demandas corrigidas não se enquadram dentro dos níveis mínimos de aceitação, rejeita e envia o lote para o Fiscal Técnico para proceder a devolução para a Contratada.
Referências: ver ator: Gestor do Contrato;
ver artefato: Termo de Recebimento Provisório;
ver artefato: Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens.
Descrição
Objetivo: Emitir nota fiscal para recebimento.
Responsável: Contratada. Entrada: Autorização para Emissão de Nota Fiscal.
Saída: Nota Fiscal.
Descrição: Ao receber a Autorização para Emissão de Nota Fiscal do Gestor do Contrato, o Preposto da Contratada deve providenciar a emissão para fins de cobrança e recebimento.
Referências: ver ator: Preposto da Contratada.
Descrição
Objetivo: Autorizar a emissão de Nota Fiscal à Contratada.
Responsável: Gestor do Contrato, Preposto.
Entrada: Termo de Recebimento Definitivo.
Saída: Autorização para Emissão de Nota Fiscal
Descrição: Com o Termo de Recebimento Definitivo assinado, o Gestor do Contrato deverá emitir uma Autorização para Emissão de Nota Fiscal a ser encaminhada ao Preposto da Contratada. Somente com esta autorização é que a Contratada poderá providenciar a emissão da Nota Fiscal.
Referências: IN 4/2014, art. 34, IX.
ver ator: Gestor do Contrato;
ver ator: Preposto da Contratada;
ver artefato: Termo de Recebimento Definitivo.
Descrição
Objetivo: Verificar Regularidades Fiscais, Trabalhistas e Previdenciárias.
Responsável: Fiscal Administrativo.
Entrada: Legislação Tributária, Trabalhista e Previdenciária.
Saída: Irregularidades.
Descrição: Nesta atividade, o Fiscal Administrativo deve verificar a regularidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária da empresa contratada. Caso sejam identificadas irregularidades, encaminhar junto com a Nota Fiscal, orientações para a Área Administrativa na aplicação de penalidades quando da Liquidação e Pagamento.
O fluxo segue direto para a atividade GCTI-P3.15 – Verificar Manutenção da Necessidade, Economicidade e Oportunidade.
Referências: IN 4/2014, art. 34, X.
ver ator: Fiscal Administrativo do Contrato.
Descrição
Objetivo: Verificar manutenção das condições definidas no Modelo de Execução e de Gestão do contrato.
Responsável: Fiscais Técnico e Requisitante.
Entrada: Modelos de Execução e de Gestão do contrato.
Saída: Solicitação de Modificação Contratual.
Descrição: Nesta atividade, o Fiscal Requisitante do Contrato deve verificar se os requisitos definidos no Modelo de Execução e de Gestão do Contrato estão adequados. Caso negativo, antes de seguir o fluxo para a atividade seguinte GCTI.P3.17 – Encaminhar Pedido de Modificação Contratual, o Fiscal Requisitante deve elaborar uma Solicitação de Modificação Contratual, relatando os requisitos não satisfeitos, e encaminhá-la ao Gestor do Contrato. Referências: IN 4/2014, art. 34, XII.
ver ator: Fiscal Requisitante do Contrato;
ver ator: Fiscal Técnico do Contrato.
Descrição
Objetivo: Verificar manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contrata- ção. Responsável: Fiscais Técnico e Requisitante. Entrada: Plano de Diretor de Tecnologia da Informação, Documento de Oficialização da Demanda, Pesquisa de Mercado, Contrato.
Saída: Solicitação de Modificação Contratual.
Descrição: Nesta atividade, o Fiscal Requisitante do Contrato, com apoio do Fiscal Técnico, deve verificar se os quesitos de necessidade, economicidade e oportunidade da contratação continuam sendo satisfeitos. Caso afirmativo, segue o fluxo para a atividade seguinte GCTI.P3.16 – Verificar Manutenção das Condições Definidas nos Modelos de Execução e de Gestão do contrato, caso contrário, antes de seguir o fluxo, o Fiscal Requisitante deve elaborar uma Solicitação de Modificação Contratual, relatando os quesitos não satisfeitos, e encaminhá-la ao Gestor do Contrato.
Referências: IN 4/2014, art. 34, XI.
ver ator: Fiscal Requisitante do Contrato;
ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver artefato: Documento de Oficialização da Demanda;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico; Contrato
Descrição
Objetivo: Manter Histórico de Gestão do Contrato.
Responsável: Gestor do Contrato.
Entrada: Histórico do contrato.
Saída: Histórico do contrato.
Descrição: Nesta atividade, o Gestor do Contrato deve atualizar o Histórico do Contrato com todas as ocorrências durante a execução do contrato, inclusive os pedidos de modificações contratuais que tiverem sido solicitados. Referências: IN 4/2014, art. 34, XIV.
ver ator: Gestor do Contrato
Descrição
Objetivo: Enviar as Demandas de Correção à Contratada.
Responsável: Gestor do Contrato, Fiscal Técnico.
Entrada: Não Conformidades
Saída: Demandas de Correção.
Descrição: Esta atividade consiste no encaminhamento das demandas de correção à contratada pelo Gestor do Contrato ou, por delegação, pelo Fiscal Técnico. As demandas de correção devem ser baseadas no documento de Não Conformidades gerado na atividade GCTI-P3.4.
Referências: IN 4/2014, art. 34, VI.
ver ator: Gestor do Contrato;
ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico.
Descrição
Objetivo: Enviar indicação de Glosa e Sanção para a área administrativa.
Responsável: Gestor do Contrato.
Entrada: Contrato, Não Conformidades.
Saída: Sanções Aplicáveis.
Descrição: Esta atividade consiste no envio da relação das possíveis sanções a aplicar para a Área administrativa. Tais sanções podem ser geradas em três diferentes momentos do fluxo de processos do monitoramento da execução (GCTI-P3):
• Identificar Não Conformidades(GCTI-P3.4);
• Avaliar aderência aos Termos Contratuais (GCTI-P3.5); e
• Verificar Regularidades Fiscais, Trabalhistas e Previdenciárias (GCTI-P3.14).
Referências: IN 4/2014, art. 34, VII.
ver ator: Gestor do Contrato;
ver artefato: Termo de Referência ou Projeto Básico
Descrição
Objetivo: Encaminhar Pedido de Modificação Contratual para a Área Administrativa.
Responsável: Gestor do Contrato.
Entrada: Solicitação de Modificação Contratual.
Saída: Pedido de Modificação Contratual.
Descrição: Nesta atividade, o Gestor deve elaborar, com base nas solicitações encaminhadas pelo Fiscal Requisitante nas atividades GCTI-P3.15 e GCTI-P3.16, um Pedido de Modificação Contratual, indicando as condições que não mais atendem aos quesitos de manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação e as em desacordo com as condições definidas no Modelos de Execução e Gestão do contrato, em conformidade com o art. 65 da Lei n° 8.666 de 21 de junho de 1993, encaminhando-o à Área Administrativa para providências. O Gestor do Contrato poderá incluir, neste pedido, sugestões de alterações necessárias, devidamente justificadas.
Referências: IN 4/2014, art. 34, XIII.
ver ator: Gestor do Contrato; ver ator: Área Administrativa.
Descrição
Lista de Verificação: documento ou ferramenta estruturada contendo um conjunto de elementos que devem ser acompanhados pelos Fiscais do contrato durante a execução contratual, permitindo à Administração o registro e a obtenção de informações padronizadas e de forma objetiva;
Descrição
Critérios de Aceitação: parâmetros objetivos e mensuráveis utilizados para verificar se um bem ou serviço recebido está em conformidade com os requisitos especificados;
Descrição
Modelo de Execução do contrato, o qual possui as principais diretrizes e condições para o fornecimento da Solução de TI. Esse documento tem o intuito de facilitar a relação do contratante e da contratada, uma vez que estabelece informações básicas para facilitar e melhorar a execução do contrato. Informações de rotina de execução (prazos, documentação mínima exigida), de estimativa prévia do volume de serviços demandados, de definição de mecanismos formais de comunicação, de forma de pagamento e de elaboração de modelos de documentos de termo de compromisso e termo de ciência de manutenção de sigilo
Descrição
O Modelo de Gestão é definido a partir do Modelo de Execução do Contrato e possui as principais regras de gestão e fiscalização do contrato. Nele são colocadas observações a respeito de Critérios de Aceitação e procedimentos de teste e inspeção. Esses procedimentos de teste e inspeção terão mais detalhamentos no Plano de Fiscalização (feito na fase da Gestão do Contrato) e servirão de subsídio para a elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo da Contratação. O Modelo de Gestão abordará valores pré-fixados para fins de procedimentos de retenção ou glosa no pagamento para a contratada, conterá definição clara e detalhada a respeito de sanções administrativas, conforme arts. 86, 87 e 88 da Lei nº 8.666/93 e de procedimentos para emissão de nota fiscal e pagamento
