Descrição
Construção: Gestor do Contrato.
Participação: Autoridade da Área Administrativa .
Representante Legal da Contratada.
Objetivo do artefato: Encerrar formalmente o pacto contratual entre a Contratante e a Contratada.
Conteúdo:
O Termo de encerramento do Contrato deve conter:
IDENTIFICAÇÃO DO CONTRATO
• Contrato Número: Número do contrato a que o termo se refere.
• Objeto: Descrição sucinta do objeto contratual.
• Contratante: Identificação da Instituição Contratante.
• Contratada: Identificação da empresa Contratada.
TERMOS
O Gestor do Contrato preenche os campos referentes ao motivo do encerramento do contrato e às pendências legais, se houver. Ao final, assinam a Autoridade Competente da Área Administrativa e o Representante Legal da Contratada, preenchendo-se a data de assinatura do artefato.
O Anexo XXI é um modelo de Termo de Encerramento do Contrato.
Arquivo anexo
Descrição
MODELO DE EXECUÇÃO DO CONTRATO
Art. 19 da IN 4/2014. O Modelo de Execução do contrato deverá contemplar as condições necessárias ao fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação, observando, quando possível:
I - fixação das rotinas de execução, com a definição de processos e procedimentos de fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação, envolvendo:
a) prazos, horários de fornecimento de bens ou prestação dos serviços e locais de entrega, quando aplicáveis;
b) documentação mínima exigida, observando modelos adotados pela contratante, padrões de qualidade e completude das informações, a exemplo de modelos de desenvolvimento de software, relatórios de execução de serviço e/ou fornecimento, controles por parte da contratada, ocorrências etc.; e
c) papéis e responsabilidades, por parte da contratante e da contratada, quando couber;
II - quantificação ou estimativa prévia do volume de serviços demandados ou quantidade de bens a serem fornecidos, para comparação e controle;
III - definição de mecanismos formais de comunicação a serem utilizados para troca de informações entre a contratada e a Administração, adotando-se preferencialmente as Ordens de Serviço ou Fornecimento de Bens;
IV - forma de pagamento, que será efetuado em função dos resultados obtidos.
Descrição
Construção: Gestor do Contrato.
Fiscal Técnico
Fiscal Requisitante
Fiscal Administrativo
Objetivo do artefato: Descrever as atividades de acompanhamento e fiscalização da execução contrato de fornecimento da Solução de TI.
Conteúdo: O Plano de Fiscalização deve conter as seguintes informações:
1 – IDENTIFICAÇÃO
• Área Requisitante da solução: Identificação da Área Requisitante da Solução.
• Nome do projeto e sigla: Nome do projeto e sigla.
• Contratante: Identificação do órgão ou entidade requisitante da Solução de TI
• Contrato: Número do contrato.
• Contratada: Identificação da empresa contratada para prover a Solução de TI.
• CNPJ: Numero do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
2 – VISÃO GERAL DO PROJETO
• Descrição sucinta e clara do objetivo da contratação.
3 – VIGÊNCIA DO CONTRATO
• Informar período de vigência do contrato.
• Nos fornecimento de serviços, informar se a característica é de serviço continuado e se tem previsão de prorrogação no contrato.
4 – VALOR DO CONTRATO E FORMA DE PAGAMENTO
• Informar o valor do contrato e como serão realizados os pagamentos (periodicidade, de acordo com o cronograma, contra entrega, outros).
5 – RELAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Descrever relação de documentos que estarão à disposição para consulta pela Contratante, Contratada, Órgãos de Controle e acompanhamento da execução e fiscalização contratual (Ex: Contrato, Aditivos, Edital, Projeto Básico ou Termo de Referência, Metodologia de Desenvolvimento de Software, Proposta da Contratada, Planilha de formação de custos, Termo de Ciência, Termo de Manutenção de Sigilo, Plano de Inserção).
6 – RECURSOS TÉCNICOS
• Descrever materiais e equipamentos necessários à execução e fiscalização do contrato e indicar as disponibilidade desses recursos.
7 – RECURSOS HUMANOS
• Descrever quem são os atores nos processos de execução e fiscalização do contrato e respectivos papéis, responsabilidades, nome, dados de contato (Gestor, Fiscais, Preposto, Funcionários da Contratada, outros) e indicar as disponibilidade desses recursos.
8 – FORMA DE COMUNICAÇÃO
• Declarar as políticas e normas internas do órgão ou entidade que deverão ser observadas pela Contratada.
• Descrever as formas de acompanhamento da execução do contrato (reuniões e periodicidades, modelos de relatórios de acompanhamento da execução e periodicidades, meios de comunicação para troca de informações e requisição dos serviços).
9 – CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO
• Descrever os bens e/ou serviços demandados (inclusive estimativa de quantidades ou volumes ), data de entrega prevista, duração, prazo limite, tipo de entrega (parcelada ou total), local de entrega ou de execução.
10 – FERRAMENTAS E CONTROLES
• Definir as ferramentas automatizadas ou não utilizadas para executar os controles previstos.
• Definir os controles que serão realizados durante a Gestão e Fiscalização do Contrato, com prioridade para aqueles que se destinam a evitar ou minimizar os riscos identificados na contratação.
11 – VALIDAÇÃO DOS RESULTADOS E DA NOTA FISCAL
• Descrever os procedimentos de teste e inspeção para elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo.
• Descrever os critérios de avaliação da qualidade e mecanismo de inspeção (contagem, amostragem ou total) na entrega dos bens.
• Descrever as métricas, indicadores e níveis de serviço com os mínimos de aceitação para o fornecimento dos serviços.
• Verificação da data de entrega efetiva contra a prevista, se aplicável sanção à Contratada.
• Descrever os procedimentos para validação da Nota Fiscal para encaminhamento à Área Administrativa.
12 – OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
• Descrever os requisitos de habilitação, critérios técnicos e condições da proposta que deverão ser observados e mantidos pela Contratada.
13 – SANÇÕES E GLOSAS
• Descrever os procedimentos, critérios de aplicação e valores das sanções e glosa nos casos de descumprimento dos termos de execução contratual.
14 – SANÇÕES ADMINISTRATIVAS E GARANTIA DO CONTRATO
• Descrever as situações em que advertências ou multas serão aplicadas.
• Descrever as situações em que o contrato será rescindido.
• Descrever as situações em que a contratada será considerada inidônea ou suspensa para licitar ou contratar com a Administração.
• Descrever as situações em que a garantia contratual será retida parcial ou integralmente.
15 – LISTAS DE VERIFICAÇÃO
• Desenvolver uma lista de verificação para apoio às principais atividades dos atores na gestão e fiscalização contratual.
16 – INSTRUÇÕES COMPLEMENTARES
• Descrever qualquer instrução complementar que deva ser observada para viabilizar ou facilitar o processo de gestão e fiscalização contratual. Ao final, assinam o Gestor, os Fiscais do Contrato e o Representante da Contratada, preenchendo-se a data de aprovação do artefato.
O Anexo XV é um modelo de Plano de Fiscalização.
Arquivo anexo
Descrição
MODELO DE GESTÃO DO CONTRATO
Art. 20 da IN 4/2014. O Modelo de Gestão do contrato, definido a partir do Modelo de Execução do Contrato, deverá contemplar as condições para gestão e fiscalização do contrato de fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação, observando, quando possível:
I - fixação dos Critérios de Aceitação dos serviços prestados ou bens fornecidos, abrangendo métricas, indicadores e níveis de serviços com os valores mínimos aceitáveis para os principais elementos que compõe a Solução de Tecnologia da Informação;
II - procedimentos de teste e inspeção, para fins de elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo, conforme disposto no art. 73 da Lei nº 8.666, de 1993, e nos incisos XXII e XXIII do art. 2º desta Instrução Normativa, abrangendo:
a) metodologia, formas de avaliação da qualidade e adequação da Solução de Tecnologia da Informação às especificações funcionais e tecnológicas, observando:
1. definição de mecanismos de inspeção e avaliação da Solução, a exemplo de inspeção por amostragem ou total do fornecimento de bens ou da prestação de serviços;
2. adoção de ferramentas, computacionais ou não, para implantação e acompanhamento dos indicadores estabelecidos;
3. origem e formas de obtenção das informações necessárias à gestão e à fiscalização do contrato, conforme disposto na alínea “b” do inciso I do art. 19 desta Instrução Normativa;
4. definição de Listas de Verificação e de roteiros de testes para subsidiar a ação dos Fiscais do contrato; e
5. garantia de inspeções e diligências, quando aplicáveis, e suas formas de exercício;
b) disponibilidade de recursos humanos necessários às atividades de gestão e fiscalização do contrato, inclusive quanto à qualificação técnica e disponibilidade de tempo para aplicação das Listas de Verificação e roteiros de testes;
c) demais elementos necessários à elaboração do Plano de Fiscalização, conforme disposto no inciso XVII do art. 2º e inciso II do art. 32 desta IN;
III - fixação dos valores e procedimentos para retenção ou glosa no pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis, que só deverá ocorrer quando a contratada:
a) não atingir os valores mínimos aceitáveis fixados nos Critérios de Aceitação, não produzir os resultados ou deixar de executar as atividades contratadas; ou
b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
9.1 – Sanções Aplicáveis
• Sanção: Descrição da sanção correspondente à ocorrência relacionada.
• Evento/Ocorrência: Descrição das ocorrências previstas em relação a um determinado evento o qual enseja a aplicação de sanções contratuais.
