Versão
1.0
Autor
BizAgi Process Modeler.
Descrição
Processo de iniciação da fase de Planejamento da Contratação de TI.
Descrição
O processo de Iniciação da fase de Planejamento da Contratação começa com o envio do Documento de Oficialização da Demanda – DOD à Área de TI. Entre as informações constantes desse documento deverá haver a inidicação do componente, representante da Área Requisitante da Solução, que integrará a Equipe de Planejamento da Contratação, denominado Integrante Demandante.
Ao receber o DOD a Área de TI procederá a verificação do conteúdo (PCTI-P1.1) e, caso seja necessária alteração, encaminhará o mesmo a Área Requisitante para correção (PCTI-P1.2). Se a correção não for necessária, ou assim que o DOD estiver corrigido, a Área de TI indicará o Integrante Técnico e encaminhará o DOD a Autoridade Máxima da Área Administrativa para que a mesma analise se irá prosseguir, ou não, com a contratação (PCTI-P1.3). Se a decisão for pelo prosseguimento da contratação, a Autoridade Máxima da Área Administrativa deverá indicar o membro da Área Administrativa que irá compor a Equipe de Planejamento da Contratação (PCTI-P1.4) e, após, instituir formalmente a Equipe de Planejamento da Contratação (PCTI-P1.5).
Descrição
Objetivo: Indicar o Integrante Administrativo da Equipe de Planejamento da Contratação.
Responsável: Autoridade Competente da Área Administrativa.
Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.
Saída: Documento de Oficialização da Demanda.
Descrição: Indicar um servidor da Área Administrativa para ser o Integrante Administrativo da Equipe de Planejamento da Contratação. A indicação deve, preferencialmente, fazer parte do Documento de Oficialização da Demanda, o qual, nesta etapa, já deverá conter a indicação do Integrante Requisitante e do Integrante Técnico. Referências: IN 4/2014, art. 2º, inciso, IV, alínea “b”; IN 4/2014, art. 11º, § 2° inciso II; ver artefato: Documento de Oficialização da Demanda; ver ator: Área Administrativa.
Descrição
Objetivo: Instituir Equipe de Planejamento da Contratação.
Responsável: Autoridade Competente da Área Administrativa.
Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.
Saída: Nomeação da Equipe de Planejamento da Contratação.
Descrição: Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação composta pelo Integrante Técnico, Integrante Administrativo e Integrante Requisitante, indicados pelas respectivas áreas. A instituição da equipe deverá ser feita em documento próprio contendo os dados do contato de cada um dos integrantes. Referências: IN 4/2014, art. 2º, inciso IV; IN 4/2014, art. 11º, § 2º, inciso III. ver ator: Equipe de Planejamento da Contratação.
Descrição
Objetivo: Analisar o Documento de Oficialização da Demanda e decidir sobre o prosseguimento da contratação.
Responsável: Autoridade Competente da Área Administrativa.
Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.
Saída: Documento de Oficialização da Demanda analisado.
Descrição: Receber o DOD, enviado pela Área de Tecnologia da Informação, analisar seu conteúdo e decidir, motivadamente, se a contratação deverá prosseguir ou ser arquivada.
Referências: IN 4/2014, art. 11, § 1 º e 2º; ver artefato: Documento de Oficialização da Demanda; ver ator: Área Administrativa.
Descrição
Objetivo: Indicar o Integrante Técnico da Equipe de Planejamento da Contratação.
Responsável: Autoridade Competente da Área de Tecnologia da Informação.
Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.
Saída: Documento de Oficialização da Demanda atualizado.
Descrição: Indicar um servidor da Área de Tecnologia da Informação para ser o Integrante Técnico da Equipe de Planejamento da Contratação.
A indicação deve ser então devidamente transcrita para o DOD.
Feita a citada indicação, o DOD deverá ser enviado à Autoridade Competente da Área Administrativa para aprovação.
Referências: IN 4/2014, art. 11, § 1º; ver artefato Documento de Oficialização da Demanda; ver ator: Área de Tecnologia da Informação.
Descrição
Objetivo: Avaliar se o Documento de Oficialização de Demanda está alinhado ao PDTI.
Responsável: Área de Tecnologia da Informação.
Entrada: Documento de Oficialização da Demanda
Saída: DOD compatível com o PDTI.
Descrição: Receber o Documento de Oficialização da Demanda, enviado pela Área Requisitante da Solução, e verificar se o conteúdo mínimo, descrito na IN 4/2014 em seu art. 11º, incisos I a IV, está presente no documento recebido e se está alinhado ao PDTI. Referências: IN 4/2014, art. 4º , §§ 1º e 2 º; IN 4/2014, art. 11, incisos I a IV e § 1º; ver artefato: Documento de Oficialização da Demanda; ver ator: Área de Tecnologia da Informação.
Observação: Não faz parte do escopo dessa atividade a verificação do mérito da contratação, somente do conteúdo e da forma como o Documento de Oficialização da Demanda foi redigido pela Área Requisitante da Solução.
Descrição
Objetivo: Justificar caso o processo de contratação prossiga ou não prossiga.
Responsável: Autoridade Competente da Área Administrativa.
Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.
Saída: Documento de Oficialização da Demanda.
Descrição: Motivar o prosseguimento da Contratação de acordo com o que foi solicitado no DOD.
A motivação deve estar de acordo com o PDTI. Referências: IN 4/2014, art. 11, § 2° inciso, I; ver artefato: Documento de Oficialização da Demanda; ver ator: Área Administrativa.
Descrição
Objetivo: Encaminhar solicitação de atualização do PDTI para que a demanda do Documento de Oficialização da Demanda esteja de acordo com o conteúdo citado nos incisos de I a IV do art. 11º da IN 4/2014. Responsável: Área Requisitante da Solução.
Entrada: Documento de Oficialização de Demanda.
Saída: Solicitação de atualização do PDTI conforme demanda do DOD.
Descrição: Receber o Documento de Oficialização da Demanda e enviar solicitação de atualização do PDTI de acordo com essa nova demanda que foi enviada pela Área de Tecnologia da Informação, com a indicação das correções necessárias, e realizar as alterações pertinentes.
Referências: IN 4/2014, art. 11, inciso I; er artefato: Documento de Oficialização da Demanda; ver ator: Área Requisitante da Solução.
Descrição
Objetivo: Enviar o Documento de Oficialização de Demanda para a Área de TI.
Responsável: Área Requisitante.
Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.
Saída: Envio do DOD.
Descrição: Enviar o Documento de Oficialização da Demanda para Área de TI. O DOD será elaborado pela Área Requisitante da Solução que deverá conter as informações descritas na IN 4/2014 em seu art. 11º, incisos I a IV:
1. necessidade da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas da instituição, bem como seu alinhamento do PDTI;
2. explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da Solução de Tecnologia da Informação;
3. indicação da fonte dos recursos para a contratação;
4. indicação do Integrante Requisitante para composição da Equipe de Planejamento da Contratação. Este documento deve conter a indicação do Integrante Requisitante.
Referências: IN 4/2014, art.2, inciso XII;
Descrição
Definição: Equipe formada por servidores das áreas envolvidas no planejamento da contratação, composta por:
· Integrante Técnico;
· Integrante Administrativo;
· Integrante Requisitante.
Fases de que participa: PCTI, SFTI.
Processos de que participa:
· PCTI-P1: Iniciação;
· PCTI-P2: Análise de Viabilidade da Contratação;
· PCTI-P3: Plano de Sustentação;
· PCTI-P4: Análise de Riscos;
· PCTI-P5: Estratégia da Contratação;
· PCTI-P6: Consolidar Informações;
· SFTI-P2: Revisar Tecnicamente;
· SFTI-P3: Realizar Licitação.
Artefatos:
· Análise de Viabilidade da Contratação;
· Plano de Sustentação;
· Análise de Riscos;
· Estratégia da Contratação;
· Termo de Referência ou Projeto Básico.
Referências: IN 04/2010, art. 2º, inciso III;IN 04/2010, art. 9º, § 2°, inciso III.
Ver ator: Integrante Técnico;
Ver ator: Integrante Administrativo;
Ver ator: Integrante Requisitante;
Ver ator: Fiscal Técnico do Contrato;
Ver ator: Fiscal Administrativo do Contrato;
Ver ator: Fiscal Requisitante do Contrato.
Descrição
Objetivos do artefato:
• Formalizar o início do processo de planejamento da contratação de TI;
• Vincular as necessidades da contratação desejada aos objetivos estratégicos e às necessidades corporativas da instituição, todas elas alinhadas ao Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI;
• Indicar a fonte de recursos para a contratação;
• Indicar os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Conteúdo: O Documento de Oficialização da Demanda contém o detalhamento da necessidade da Área Requisitante da Solução e seu
conteúdo é formado por: IDENTIFICAÇÃO DA ÁREA REQUISITANTE DA SOLUÇÃO • Unidade/Setor/Departamento: Unidade Administrativa responsável pela requisição de contratação. Esta unidade é a
demandante, que tem necessidade(s) vinculada(s) a objetivos estratégicos no PDTI. • Data: Data em que a oficialização da demanda está sendo efetivada.
• Nome do Projeto: Nome que distinga o projeto das demais demandas ou contratações da instituição. • Responsável pela Demanda: Nome da pessoa responsável pela demanda de contratação que está sendo
gerada.
• Telefone do Responsável: Número do telefone do responsável pela demanda.
• E-mail do Responsável: Endereço eletrônico do responsável pela demanda.
• SIAPE do Responsável: Número da matrícula SIAPE do responsável pela demanda. • Integrante Requisitante: Nome do servidor indicado como Integrante Requisitante que fará parte da Equipe de Planejamento
da Contratação.
• Telefone do Integrante Requisitante: Número do telefone do Integrante Requisitante. • E-mail do Integrante Requisitante: Endereço eletrônico do Integrante Requisitante.
• Fonte de Recursos: Fonte dos recursos que serão utilizados para a contratação.
DEMAIS INTEGRANTES DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO
• Integrante Técnico: Nome do servidor indicado como Integrante Técnico, que fará parte da Equipe de Planejamento da Contratação.
• SIAPE do Integrante Técnico: Número da matrícula SIAPE do Integrante Técnico.
• Telefone do Integrante Técnico: Número do telefone do Integrante Técnico.
• E-mail do Integrante Técnico: Endereço eletrônico do Integrante Técnico.
• Integrante Administrativo: Nome do servidor indicado como Integrante Administrativo, que fará parte da Equipe de Planejamento da Contratação.
• SIAPE do Integrante Administrativo: Número da matrícula SIAPE do Integrante Administrativo.
• Telefone do Integrante Administrativo: Número do telefone do Integrante Administrativo.
• E-mail do Integrante Administrativo: Endereço eletrônico do Integrante Administrativo.
OBJETIVO ESTRATÉGICO
• Relação dos objetivos estratégicos a serem favorecidos pela contratação.
• Objetivo Estratégico: Listagem dos objetivos estratégicos que constam no Planejamento Estratégico da Instituição - PEI, conforme descrito no PDTI, e que se relacionam com as necessidades de contratação
demandadas.
• Necessidades Elencadas no PDTI: Vinculação das necessidades do PDTI que devem ser total ou parcialmente atendidas pela contratação demandada, para o atingimento dos objetivos estratégicos relacionados.
• Motivação / Justificativa: Descrição da motivação e justificativa da contratação.
• Metas do Planejamento Estratégico a Serem Alcançadas: Descrição dos resultados a serem alcançados, em termos de metas, com o sucesso no fornecimento de bens ou prestação de serviços demandados. ENCAMINHAMENTO (Área de Tecnologia da Informação)
• Ao receber o documento de Oficialização da Demanda consolidado e assinado pela Autoridade Competente da Área Requisitante, a Autoridade Competente da Área de TI deve lançar as informações de Nome,
SIAPE, Telefone e Endereço Eletrônico do Integrante Técnico para compor a Equipe de Planejamento da Contratação e assinar o DOD, aprovando-o.
APROVAÇÃO (Autoridade Máxima da Área Administrativa)
• O documento é assinado pela Autoridade Competente da Área de TI e encaminhado à Autoridade Competente da Área Administrativa, responsável por autorizar a despesa, que, por sua vez, se julgar conveniente e oportuno o prosseguimento da contratação, lança as informações de Nome, SIAPE, Telefone e Endereço Eletrônico do Integrante Administrativo e assina o DOD, aprovando-o.
O Anexo XI é um modelo de Documento de Oficialização da Demanda
